Jam kerja (manhour) merupakan aspek krusial dalam menyusun penawaran proyek yang menarik serta menentukan biaya pekerjaan yang akan diselesaikan. Karena tenaga kerja memiliki peran yang besar dalam sebagian besar kontrak kerja, memperkirakan dan melaporkan jam kerja tenaga kerja dengan akurasi sangatlah penting untuk kesuksesan bisnis Anda.
Memperkirakan Jam Kerja untuk Penawaran Proyek
Bagi proyek menjadi beberapa komponen merupakan langkah awal dalam menghitung jam kerja yang diperlukan. Dalam tahap ini, proyek akan dibagi menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Selanjutnya, Anda perlu memperkirakan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap komponen tersebut.
Pemilihan Jenis Tenaga Kerja
Pemilihan jenis tenaga kerja sangatlah penting dan bergantung pada tugas yang harus diselesaikan. Anda tidak perlu memiliki mandor untuk setiap pekerjaan, karena tugas-tugas sederhana dapat dilakukan oleh asisten atau pegawai magang. Namun, pemilihan jenis tenaga kerja bisa menjadi lebih rumit ketika proyek melibatkan campuran dari berbagai jenis tenaga kerja, mulai dari yang sederhana hingga yang rumit.
Teliti Sumber Daya
Setelah menentukan komponen-komponen dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan untuk masing-masing komponen, langkah selanjutnya adalah memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap komponen tersebut. Anda perlu memperkirakan total jam kerja yang dibutuhkan untuk setiap tahap proyek, mulai dari awal hingga akhir. Penting untuk tidak termasuk waktu istirahat dalam perhitungan ini, sehingga angka jam kerja mencerminkan total waktu yang tenaga kerja curahkan untuk menyelesaikan satu tahap.
Penggunaan Pengalaman Sebelumnya
Jika Anda memiliki pengetahuan mengenai jenis pekerjaan yang terlibat dalam setiap tahap dengan baik, Anda bisa menggunakan proyek-proyek sebelumnya sebagai acuan untuk memperkirakan waktu kerja. Pengalaman sebelumnya dapat membantu dalam memberikan perkiraan yang lebih akurat terhadap lamanya waktu yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan.
Sebagai contoh, jika Anda mengetahui bahwa dibutuhkan sepuluh jam bagi satu pekerja untuk memasang empat jendela baru, atau sekitar 2,5 jam per jendela, Anda dapat menggunakan informasi ini sebagai panduan dalam memperkirakan jam kerja untuk proyek Anda saat ini.
Riset tentang Jenis Tenaga Kerja yang Tidak Dikenal
Jika suatu tahap dalam proyek Anda melibatkan jenis tenaga kerja yang tidak familiar bagi Anda, penting untuk melakukan riset guna mempersiapkan perkiraan jam kerja yang akurat. Anda dapat mencari informasi berharga di internet atau berkonsultasi dengan kontraktor lain yang memiliki pengalaman sejenis. Jika diperlukan, Anda juga bisa menggunakan jasa konsultan yang memiliki pengetahuan mendalam mengenai jenis tenaga kerja yang Anda butuhkan. Konsultan tersebut dapat membantu Anda memperkirakan jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tahap tertentu dalam proyek.
Pertimbangkan Faktor-faktor Kesulitan Pekerjaan
Ketika membuat perkiraan jam kerja, penting juga untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat kesulitan pekerjaan. Misalnya, jika jendela yang akan dipasang dalam proyek mendatang berada di lantai 7, sedangkan jendela yang dikerjakan dalam proyek sebelumnya berada di lantai pertama, Anda perlu meningkatkan rasio jam kerja per jendela untuk mencerminkan perbedaan tersebut.
Sertakan Perkiraan untuk Tugas Administratif
Selain itu, jangan lupakan untuk menyertakan perkiraan waktu yang akan dihabiskan untuk tugas-tugas administratif yang diperlukan dalam kontrak proyek.
Jam Kerja Supervisor
Anda juga perlu mempertimbangkan jam kerja supervisor dalam perkiraan Anda. Anda dapat menyertakan jam kerja untuk mandor atau manajer proyek, yang bertanggung jawab atas kepemimpinan tim pekerja dan pengelolaan detail pelaporan serta kepatuhan jadwal proyek. Beberapa proyek mungkin membutuhkan lebih dari satu supervisor atau mandor untuk mengelola komponen-komponen berbeda dalam proyek. Sedangkan proyek lain mungkin memerlukan tingkatan pengawasan yang berbeda.
Pengelolaan Mandor dan Supervisor
Dalam proyek Anda, Anda mungkin memerlukan seorang mandor untuk mengelola pekerja di berbagai komponen proyek, serta seorang supervisor utama yang bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh mandor.
Persiapan Lini Masa Proyek
Gunakan perkiraan jam kerja yang telah Anda hitung untuk mempersiapkan lini masa proyek. Klien Anda akan menentukan tenggat waktu penyelesaian proyek, dan mungkin mereka akan meminta Anda menyebutkan berapa lama Anda membutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Anda dapat menggunakan tahap-tahap dan jumlah jam kerja yang telah dihitung untuk mengembangkan lini masa proyek.
Tentukan Tahap yang Bisa Diselesaikan Bersamaan
Tentukan komponen-komponen proyek yang dapat diselesaikan secara bersamaan, serta komponen-komponen yang harus diselesaikan secara bertahap (dimana output dari satu proses menjadi input bagi proses berikutnya). Jika Anda mengetahui tanggal penyelesaian setiap tahap, Anda dapat membagi jumlah jam kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan satu tahap dengan 8 jam kerja per hari selama periode proyek. Dengan demikian, Anda dapat mengatur lini masa proyek yang lebih terperinci. Jika diperlukan, Anda juga dapat memperpanjang atau mempersingkat lini masa proyek dengan menambah atau mengurangi jumlah tenaga kerja yang terlibat. Semakin banyak tenaga kerja yang Anda miliki, tahap proyek tersebut dapat diselesaikan lebih cepat.
Tenaga Kerja Tambahan dan Waktu Lembur
Beberapa proyek mungkin memerlukan jam kerja lebih dari 8 jam sehari atau 40 jam seminggu agar tahap-tahap proyek dapat diselesaikan sesuai jadwal. Dalam hal ini, waktu lembur akan diperlukan dan perlu diberikan insentif kepada pekerja yang melakukan lembur tersebut.
Sebagai contoh, jika Anda memiliki waktu satu bulan untuk membangun fondasi sebuah rumah baru, dan Anda mengetahui bahwa pembangunan fondasi membutuhkan 1.000 jam kerja per pekerja, Anda dapat membagi jumlah tersebut dengan jumlah hari kerja yang tersedia dalam satu bulan untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan dalam proyek tersebut.
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja
Untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap proyek tepat pada waktunya, Anda dapat melakukan perhitungan sebagai berikut:
Menghitung Jumlah Tenaga Kerja
Bagi jumlah jam kerja proyek (misalnya 1.000 jam kerja) dengan jumlah hari kerja dalam sebulan (misalnya 20 hari kerja) untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan per hari (1.000 jam kerja / 20 hari kerja = 50 jam per hari).
Selanjutnya, bagi jumlah jam kerja per hari dengan durasi kerja per tenaga kerja (misalnya 8 jam per tenaga kerja) untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan (50 jam per hari / 8 jam per tenaga kerja = 6,25 tenaga kerja). Bulatkan angka tenaga kerja sesuai kebutuhan dan sesuaikan dengan angka hari kerja yang dibutuhkan.
Realistis dalam Penentuan Jumlah Tenaga Kerja
Sebagai pengambil keputusan, Anda perlu bersikap realistis terhadap jumlah tenaga kerja yang dapat dipekerjakan dalam periode waktu yang ditentukan. Misalnya, jika Anda membutuhkan 7 teknisi elektrik untuk menyelesaikan pemasangan rangkaian dalam seminggu, pastikan ketersediaan teknisi elektrik di area Anda mencukupi. Jika tidak, Anda mungkin perlu memperpanjang lini masa proyek untuk memenuhi ketersediaan tenaga kerja yang diperlukan.
Persiapan Penawaran Proyek
Setelah Anda menghitung jumlah tenaga kerja yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan dan mengajukan penawaran proyek Anda. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan:
Tambahkan Jam Kerja untuk Setiap Jenis Tenaga Kerja
Tambahkan jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk setiap jenis tenaga kerja yang terlibat dalam proyek Anda. Jika Anda hanya membutuhkan satu jenis tenaga kerja, Anda dapat menggabungkan semua jam kerja proyek menjadi satu angka. Namun, jika Anda membutuhkan berbagai jenis tenaga kerja, penawaran Anda harus merinci jumlah jam kerja untuk setiap jenis tenaga kerja.
Sertakan Biaya Tenaga Kerja dan Markup
Pastikan penawaran Anda mencakup semua biaya tenaga kerja, termasuk pajak dan tunjangan. Beberapa kontrak mungkin menentukan angka gaji minimum untuk setiap jenis tenaga kerja. Selain itu, sertakan semua markup (porsi laba) yang ingin Anda terapkan pada penawaran Anda.
Dengan melakukan perhitungan yang teliti dan menyertakan semua rincian yang diperlukan, Anda dapat menyusun penawaran proyek yang akurat dan komprehensif.
Pembagian Proyek Menjadi Tahap-tahap
Sebagai contoh, Anda telah dipilih untuk memasang dapur baru pada sebuah rumah berukuran sedang. Untuk menyusun penawaran proyek yang akurat, Anda perlu membagi proyek menjadi beberapa tahap yang mencakup pekerjaan ledeng, pekerjaan elektrik, dan pekerjaan konstruksi secara umum.
Penyusunan Penawaran
Dalam penawaran Anda, pastikan untuk mencerminkan total jam kerja teknisi elektrik, jam kerja tukang ledeng, dan jam kerja pekerja konstruksi umum, serta tarif gaji yang berlaku untuk setiap jenis tenaga kerja yang terlibat.
Penyesuaian Perkiraan Jam Kerja
Karena perkiraan waktu hanyalah estimasi, penting untuk memperbarui perkiraan jam kerja seiring dengan kemajuan proyek. Anda mungkin perlu mengirimkan laporan perkiraan jam kerja terbaru secara berkala kepada klien, berdasarkan jam kerja aktual tim. Hal ini membantu mencegah klien terkejut atas pembengkakan biaya jam kerja.
Sertakan “Fudge Factor”
Selain itu, sertakan “fudge factor” dalam perkiraan Anda. Fudge factor merupakan kenaikan waktu perkiraan yang diperhitungkan untuk mengatasi faktor-faktor yang tidak diketahui atau tidak terduga. Jumlah fudge factor yang ditambahkan dapat bervariasi tergantung pada tingkat kerumitan pekerjaan, ketersediaan tenaga kerja, ketergantungan pada pihak eksternal, dan hubungan antara satu proses dengan proses lainnya.
Kontrak dan Pembayaran
Sebagian besar kontraktor menjelaskan bahwa penawaran yang mereka ajukan adalah angka estimasi. Angka jam kerja aktual dapat bervariasi seiring dengan perkembangan proyek, dan klien akan membayarkan berdasarkan jam kerja aktual yang terjadi. Namun, ada kemungkinan bahwa klien akan menginginkan pembayaran berdasarkan jumlah tetap (lump sum) yang didasarkan pada estimasi yang diberikan, tanpa membayar untuk jam kerja aktual.
Untuk menghindari salah pengertian, perhatikan dengan seksama bahasa yang tercantum dalam kontrak yang mengatur perjanjian ini. Dalam perjanjian semacam ini, kontraktor diharuskan untuk melakukan estimasi biaya dengan cermat.
Dengan memperhatikan semua faktor ini dan menyusun penawaran yang transparan, Anda dapat memastikan bahwa penawaran proyek Anda memberikan informasi yang akurat dan menghindari potensi masalah dalam hal pembayaran dan perkembangan proyek.
Pembayaran Berdasarkan Jam Kerja Aktual
Jika klien Anda akan membayar berdasarkan jam kerja aktual, penting untuk memastikan bahwa penawaran Anda mencerminkan perkiraan yang telah disepakati. Anda tidak boleh menetapkan biaya jam kerja yang jauh lebih tinggi kecuali jika Anda memiliki alasan kuat yang dapat dibuktikan.
Komunikasikan Kendala kepada Klien
Jika Anda menghadapi kendala yang membuat perkiraan jam kerja Anda terlampaui, penting untuk segera menginformasikan hal ini kepada klien. Dengan demikian, Anda dapat mencegah terjadinya salah pengertian dan membuka ruang untuk negosiasi atau perubahan dalam perjanjian.
Perjanjian Tertulis
Untuk mengantisipasi pekerjaan yang mungkin muncul di luar ruang lingkup kerja yang telah disepakati, disarankan untuk membuat perjanjian tertulis yang mencantumkan proses identifikasi dan persetujuan perubahan. Dalam perjanjian ini, sertakan langkah-langkah yang harus diikuti untuk mengidentifikasi dan menyetujui perubahan-perubahan tersebut, termasuk izin dan dokumentasi yang diperlukan.
Dengan adanya perjanjian tertulis yang jelas, Anda dapat memastikan bahwa pekerjaan yang di luar ruang lingkup tidak akan menghambat progres proyek dan mengakibatkan ketidaksepakatan di antara pihak-pihak yang terlibat.
Pengelolaan Informasi Tenaga Kerja
Sebagai kontraktor yang bertanggung jawab atas proyek Anda, penting untuk mengumpulkan dan memelihara informasi yang tepat mengenai tenaga kerja yang terlibat. Ini termasuk tidak hanya para karyawan tetap, tetapi juga subkontraktor yang bekerja di bawah pengawasan Anda.
Dokumentasi dan Sertifikasi Tenaga Kerja
Pastikan Anda memiliki berkas yang akurat untuk semua tenaga kerja di proyek Anda. Ini meliputi catatan gaji, dokumen legal, dan bukti sertifikasi aktif bagi tenaga kerja seperti insinyur, teknisi elektrik, tukang ledeng, atau tenaga kerja berlisensi lainnya. Untuk pekerjaan insinyur dan konstruksi, penting untuk memastikan bahwa semua tenaga kerja memiliki sertifikasi yang sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Jika Anda menggunakan subkontraktor, meskipun mereka bukan karyawan langsung Anda, tetap perlu mengumpulkan informasi dan bukti sertifikasi mereka. Sebagai kontraktor, Anda memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam proyek memiliki kualifikasi yang sesuai, termasuk subkontraktor.
Kepatuhan Terhadap Persyaratan Kontrak Pemerintah
Jika Anda melakukan pekerjaan kontrak dengan pemerintah, biasanya ada persyaratan tambahan yang harus dipenuhi terkait informasi tenaga kerja dan subkontraktor. Ini dapat mencakup pelaporan etnisitas dan tarif gaji untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang anti-diskriminasi. Pastikan untuk membaca dan mengikuti semua instruksi dalam kontrak pemerintah terkait perekrutan dan pelaporan untuk memastikan kepatuhan penuh dan mencegah kendala dalam pembayaran gaji.
Pemantauan Waktu Kerja
Sebagai bagian dari manajemen proyek yang efektif, penting untuk memantau waktu kerja tenaga kerja secara cermat. Hal ini membantu Anda mengelola penggunaan waktu dengan efisien, memastikan bahwa jam kerja yang dibayar sesuai dengan yang telah disepakati, dan melacak kemajuan proyek secara akurat.
Dengan memperhatikan sumber daya manusia dengan cermat dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, Anda dapat memastikan bahwa tenaga kerja yang terlibat dalam proyek Anda bekerja secara efisien dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Pemantauan Jam Kerja untuk Laporan yang Akurat
Untuk memberikan laporan yang akurat kepada klien, penting bagi Anda untuk memiliki metode pemantauan jam kerja karyawan yang terlibat dalam proyek. Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan, seperti time clock atau time sheet, namun penting untuk memverifikasi catatan ini agar akurat. Sesuai dengan kontrak yang disepakati, Anda mungkin diwajibkan untuk melakukan audit berkala dan memberikan bukti keabsahan jumlah jam kerja yang dilaporkan.
Supervisor dan Verifikasi Kartu Waktu
Salah satu cara untuk memastikan keakuratan pelaporan jam kerja adalah dengan menempatkan supervisor pada setiap karyawan atau kelompok karyawan. Setiap akhir minggu, ketika karyawan menyerahkan kartu waktu kerja mereka, supervisor dapat mengulas dan menandatangani kartu tersebut sebagai bukti kebenaran. Langkah ini membantu mencegah karyawan dari menambahkan jam kerja yang tidak nyata atau fiktif.
Sistem Kartu Waktu Elektronik
Anda juga dapat mencoba menggunakan sistem kartu waktu kerja elektronik untuk memantau jam kerja karyawan. Pastikan sistem ini terlindungi dengan baik untuk mencegah penyalahgunaan. Jika ada pertanyaan mengenai laporan jam kerja, Anda harus dapat memberikan bukti yang mendukung.
Kepatuhan Terhadap Persyaratan Kontrak Pemerintah
Jika Anda memiliki kontrak dengan klien pemerintah, undang-undang biasanya mengharuskan Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan sebelum pembayaran dilakukan, karena upah kerja biasanya berasal dari dana pajak. Tingkat pengawasan dalam melaporkan waktu proyek pemerintah akan tinggi. Pastikan untuk mengikuti semua instruksi pelaporan dengan hati-hati dan secara rinci sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
Laporan Upah Tenaga Kerja
Sebagai bagian dari kontrak Anda, Anda mungkin diwajibkan untuk mengirimkan laporan upah tenaga kerja kepada klien secara berkala. Kontrak tersebut harus menjelaskan seberapa sering Anda harus melaporkan jumlah jam kerja kepada klien untuk menerima pembayaran gaji. Pastikan untuk mematuhi ketentuan ini dan memberikan laporan dengan tepat waktu sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
Persiapan Laporan dan Penggunaan Informasi Pemantauan Jam Kerja
Saat Anda menyusun laporan untuk klien, langkah pertama adalah memindahkan informasi dari slip gaji dan dokumen pencatatan jam kerja Anda ke laporan khusus yang akan dibagikan kepada klien. Laporan ini akan membandingkan jumlah jam kerja yang ditagihkan dengan perkiraan jam kerja yang disepakati saat penawaran proyek. Jika terdapat perbedaan yang signifikan antara perkiraan dan jam kerja aktual, Anda perlu memberikan penjelasan yang kuat kepada klien untuk menjaga transparansi dan kepercayaan.
Pemanfaatan Catatan untuk Estimasi Proyek Selanjutnya
Selain itu, catatan pemantauan jam kerja yang Anda kumpulkan selama proyek akan sangat berharga untuk persiapan proyek-proyek di masa depan. Informasi ini memberikan rincian tentang lama waktu penyelesaian tugas-tugas khusus dalam proyek Anda. Anda dapat menggunakan data ini untuk membuat estimasi yang lebih akurat di proyek selanjutnya, seperti jumlah jam kerja yang diperlukan per satuan pekerjaan, seperti jumlah ubin yang dipasang, atau waktu yang dibutuhkan setelah pengerjaan semen basah. Dengan memanfaatkan informasi ini, Anda dapat meningkatkan kualitas penawaran Anda di masa depan dan menjaga kelangsungan bisnis Anda dengan mendapatkan laba yang lebih baik.
Anda sedang membaca artikel Cara Menghitung Jam Kerja (Manhour). Artikel ini akan memberikan Anda informasi yang dibutuhkan untuk menghitung jam kerja (manhour) dengan tepat. Dalam dunia konstruksi dan proyek, mengestimasi jam kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu sangat penting untuk mengatur jadwal, menghitung biaya, dan mengelola sumber daya dengan efisien.
Dengan memahami cara menghitung jam kerja dengan akurat, Anda dapat membuat perencanaan yang lebih baik, mengelola sumber daya dengan efisien, dan menghindari penyelesaian proyek yang terlambat. Semoga artikel ini memberikan informasi yang Anda butuhkan untuk menghitung jam kerja (manhour) dengan sukses.
){kind=link}